採択後の事務管理のポイント - 研究開発系補助金のスペシャリスト　アライブ ビジネス

採択通知を受けた次の手続きは交付申請です。
最新の見積書や、履歴事項全部証明書他の必要書類を提出します。

交付申請に基づく交付決定通知を受け取る前の発注や契約は補助対象とならないので、速やかに
かつ注意深く申請してください。

なお、申請時に見積もった金額が最終の見積書で変更になっても、採択された補助金総額を超えない
範囲であれば認められます。

さらに、本来の目的が変わらなければ、事業計画の一部変更も許容されるので、交付申請は事業計画
をできるだけ実態に近い内容に修正する良い機会です。

交付申請書については、不備が指摘される場合もありますが、しっかり対応して交付決定書が発行
されれば、晴れて事業計画を始めることができます。

交付決定日から事業完了日までが補助事業期間です。
この間に行う事務処理については、補助事業の事務処理マニュアルに記載されています。

事業期間中の主な事務処理を以下に示します。
ここでは、ものづくり補助金の「補助事業の手引き」に準じて説明します。

証憑の管理
証憑とは、補助事業の実績報告に必要な各種の証拠書類です。
注文書などの伝票他、機械設備等の搬入の写真なども含まれます。

通常発生する伝票については、時系列順に下記の書類が挙げられます。
1つの発注に対する必要書類数が多く、煩雑になりがちです。必要書類は、わかりやすく管理・整理し
ます。保管のための大きめのファイルを用意するとよいでしょう。

計画変更
交付申請の内容からの「変更」が発生する場合、注意が必要です。「変更」には発注後に報告すればよい
「変更届」と、発注する前に承認が必要な「変更申請」があります。

前者は事業計画への影響が少ない社名等の変更が該当し、後者は購入する機械設備、機械装置等の
保管場所、大幅な経費配分の変更等の大規模な変更が該当します。

「変更申請」は手続きが適切でない場合、該当する発注物が補助金の対象から除外される場合がある
ので注意が必要です。

中間監査
目的は、補助事業期間中、物品の入手・支払・補助事業の進捗状況を確認することです。
「中間監査」では事務局から事務手続きに関するアドバイスが受けられるので、不明点は早めに相談
して事務局担当者との間で信頼を築くことが重要です。

事業期間が終了すれば、交付決定書で指定された日までに「実績報告書」を提出しなければなりません。

事務局は「実績報告書」の内容を確認した後、補助事業者との間で日程調整し、事業実施場所を訪問して
「確定検査」を行います。

「確定検査」では、「実績報告書」の内容に基づき証憑を検査した後、現地で購入設備等の保管状況や補助
事業の成果等を確認し、必要に応じて書類の修正指示を出します。

この際、補助対象経費の使い方の適合性は、証憑の記載内容が手引きに準じていることが判断材料と
なるので、検査を受けるにあたって、十分な事前準備が必要です。

確定検査は、その結果が補助金の支払額に直結するので、採択後の事務手続きとしては最も重要な手続
きといえます。